Els impagaments s’han convertit en un greu problema per als negocis i han arruïnat a centenars de milers d’empreses. Les que sobreviuen pateixen elevats costos financers i pèrdues econòmiques causats per la morositat dels seus clients. En conseqüència, la pregunta que es fa el creditor és: Com actuar en la pràctica davant un impagament? Aquesta és la qüestió crucial del cobrament de deutes dineraris. L’èxit del recobrament resideix en la capacitat del creditor per analitzar la situació, negociar un acord de pagaments realista i raonable, trobar arguments per convèncer el deutor i utilitzar els instruments més adequats a cada fase de gestió.
A més, el recobrament d’impagats no pot ser una funció basada en la improvisació, sinó que requereix una sistematització, una metodologia, uns procediments ben definits, així com uns coneixements i habilitats determinades. Quan el responsable de recobrament d’impagats es troba davant d’un client que està passant per una situació de falta de liquiditat transitòria, el seu objectiu serà cobrar el crèdit en mora, però, si és possible, mantenint la relació comercial. En canvi, si es tracta d’un morós contumaç, ha d’iniciar accions judicials per aconseguir la recuperació de l’impagat.
Sota el meu punt de vista, és molt important la fase del recobrament amistós, pel que el creditor ha de convèncer el deutor perquè pagui voluntàriament. El cobrament d’un impagament no és tasca fàcil avui en dia, en moltes ocasions serà necessari reclamar el deute a través de cartes, correus electrònics, faxos; a més caldrà contactar telefònicament amb el deutor i potser visitar personalment. Així mateix, un cop aconseguit l’acord de pagaments cal documentar-se ja que com diu el refrany les paraules se les emporta el vent, i cal plasmar l’acord en un document que protegeixi els interessos del creditor. En moltes ocasions no es pot aconseguir el cobrament immediat del deute, i s’ha de negociar una solució amistosa que pot passar per ajornaments, novacions, transaccions i compromisos de pagament fraccionant deute. Com diu el refrany, és millor un bon acord que un mal plet, i és convenient que el creditor sigui pragmàtic a l’hora de negociar un acord de pagament amb el deutor.
Ara bé, quan l’empresa s’enfronta a un impagat, el primer que ha de fer és detectar l’origen del problema. Per tant, conèixer quin tipus d’impagat tenim davant és una informació molt útil, abans d’iniciar les gestions de recuperació ja que cada tipus d’impagat requereix unes tècniques de cobrament determinades. No és el mateix negociar amb un comprador solvent que està passant un problema puntual de tresoreria, que gestionar un cobrament amb un client que ha extraviat la factura o tractar amb un morós barrut que pretén lucrar-se a costa del proveïdor; o sigui un morós professional.
No obstant això, els impagats no sempre són originats per problemes de solvència del deutor. Quan pregunto als meus estudiants quines creuen que són les raons de l’impagament de factures, en un 90% dels casos la resposta és:  «Perquè el client travessa una mala situació financera». Aquest motiu pot ser veritat en un tant per cent elevat dels impagaments, i encara més durant les fases de recessió del cicle econòmic, però és només una de les raons que originen els problemes de cobrament de les empreses.
És important abandonar l’antiga creença que els impagats acostumen gairebé sempre a ser provocats per problemes de liquiditat o de solvència dels deutors, ja que hi ha altres causes de l’impagament que no estan relacionades amb els problemes de diners, i fins i tot algunes que són alienes a la voluntat del client. L’anàlisi detallat de totes les causes i el determinar quantitativament i qualitativament la seva importància respectiva en valors absoluts i percentuals són dos passos previs que permeten buscar solucions definitives al problema dels impagats. Val la pena dir que un gran percentatge dels retards en el cobrament de les factures es poden solucionar corregint les deficiències de gestió internes de les empreses creditores, i que seran estudiades a continuació.
Les principals causes dels impagaments de factures es poden agrupar en les següents categories: falta de liquiditat i problemes financers; causes econòmiques; causes circumstancials, causes culturals, nivell intel·lectual del deutor i causes emocionals.
Les causes de manca de liquiditat i problemes financers solen ser les més habituals. En aquests casos, l’empresa deutora pateix un desfasament de tresoreria entre els cobraments i els pagaments, produint-se un ‘cash flow’ a curt termini negatiu. Dit d’una altra manera, el deutor no disposa de fons autogenerador suficients per fer front a tots els pagaments operatius i financers. Fins que no aconsegueixi superar aquest desfasament que li provoca una situació de falta de liquiditat, el deutor seguirà impagando. En algunes empreses aquesta situació es torna crònica i sempre es demoren en el pagament de les factures. A més, amb freqüència es tracta d’empreses molt endeutades a curt termini, i amb una estructura financera deficient. Conseqüentment el deutor haurà de buscar fórmules per augmentar els seus ingressos o aconseguir recursos financers a curt o a llarg que li permetin superar aquesta situació.
Les causes econòmiques són un altre dels motius freqüents de l’impagament. El deutor té un problema més seriós que un simple desfasament entre cobraments i pagaments, i que afecta els fonaments del seu negoci. Generalment es tracta d’empreses amb beneficis insuficients i la seva rendibilitat és excessivament reduïda perquè el negoci sigui viable. La causa més freqüent és una baixada de les vendes, el que provoca una disminució dels ingressos d’explotació.
Les causes circumstancials ocorren quan el deutor està travessant unes dificultats conjunturals, com pot ser una malaltia, un sinistre empresarial, la pèrdua d’un client important, l’entrada d’un competidor estranger, que li ha afectat un concurs de creditors.
Les causes culturals són quan el deutor, tenint diners, no paga perquè no té una cultura empresarial que li dicti que la seva conducta de pagaments ha de ser ètica. Aquesta postura del «de moment no pagament» ve moltes vegades fomentada per l’entorn social, ja que en el seu entorn no està arrelada una cultura del compliment puntual de les obligacions de pagament.
Les causes de nivell intel·lectual tenen lloc amb els deutors que no tenen la formació i el nivell de coneixement suficients per entendre que és imperatiu complir amb puntualitat amb les obligacions de pagament. Aquest tipus de deutors causats pel seu baix nivell educatiu, són incapaços de adonar-se dels perjudicis que estan provocant als seus proveïdors en retardar els pagaments de forma reiterada.
Les causes emocionals apareixen amb deutors que no tenen problemes de solvència, no paguen per motius emocionals, pot ser que estiguin enfadats amb el proveïdor per alguna disputa comercial o que hi hagi algun conflicte no resolt que hagi deteriorat les relacions. Aquests deutors impaguen per castigar al proveïdor per una conducta que ells consideren improcedent, en altres paraules, l’autèntic motiu és fastiguejar. També pot passar que el deutor no consideri just el deute, no se senti moralment obligat a pagar i per aquest motiu no paga.