La gestió dels impagats comercials
Un dels punts clau en la gestió de cobraments és actuar immediatament quant es detecta un impagament, i ser proactiu per anticipar-se als problemes abans de tenir-los a sobre. Una empresa pot establir certs mecanismes d’alarma que l’avisaran amb antelació en cas que un client comenci a mostrar signes de transformar-se en un mal pagador o que prediuen una situació d’insolvència definitiva. D’aquesta manera es podrà evitar que la situació es deteriori més de l’inevitable, i es podrà començar a actuar enseguida prenent aquelles mesures per pal·liar o solucionar el problema. Els deutors poques vegades són sincers i expliquen als seus creditors les veritables causes del seu problema –acostumen a assegurar que és un problema puntual i passatger– per la qual cosa el creditor haurà de ser un bon «detectiu» i mitjançant les pistes que descobreixi podrà esbrinar el que succeeix en realitat. Els morosos, en molts casos adopten l’estratègia del salt cap endavant i continuen comprant a crèdit tot i haver entrat en una crisi financera important sense importar-li les conseqüències dels seus actes –és a dir, augmentar el deute amb els seus creditors– o opten per l’estratègia de l’«estruç», que consisteix en ficar el cap al forat i esperar passivament a què la situació s’arregli per si sola sense fer res per solucionar la crisi.
Alguns morosos contumaces són especialistes en presentar-se com a empresaris solvents i bons pagadors, mostrant als seus proveïdors la cara d’un probe i virtuós Dr. Jekyll; però un cop han aconseguit un crèdit del proveïdor, es transformen en el pèrfid i dolent Mr. Hyde. Aquests defraudadors actuen amb traïdoria, amagant el seu costat fosc i ensenyant la seva para de Dr. Jekyll fins que aconsegueixen enganxar una bona suma de diners dels seus proveïdors. Una vegada que tenen ben agafat al desprevingut creditor és quan adopten el seu costat de Mr. Hyde. L’avantatge que té el creditor és que en molts pocs casos les situacions de morositat d’alt risc sorgeixen d’un dia per un altre, sinó que prèviament la crisi ha passat per una fase de gestació que pot ser detectada mitjançant la recollida i anàlisi de certes informacions i indicadors. Generalment, el morós acostuma a emetre una sèrie de senyals que presagien els futurs impagats, i és responsabilitat del creditor detectar-les a temps i establir les oportunes conjectures. Una fallida empresarial o la insolvència total d’un deutor comença a revelar-se amb un retard en la reposició d’uns pagaments, amb un primer impagat o amb una sol·licitud per part del client de ajornar algun pagament amb venciment en el mes d’agost fins a setembre. Tots aquests fets són aparentment inofensius, i en principi no aixequen les sospites del creditor, sobretot quan es tracta de clients antics i de confiança que, de passada direm que son els que poden causar els majors perjudicis econòmics. Per tant, tota incidència de cobrament ha de ser revisada i esbrinar quin és el l’origen real del problema, i la situació del deutor, ja que amb aquesta mesura precautòria s’evitaran molts perjudicis econòmics.
Una vegada detectat el senyal d’alarma, s’han de donar els següents passos: primer, esbrinar el motiu de l’impagament; segon, documentar el deute reunint documents per demostrar l’existència del mateix i la seva quantia; tercer, conèixer la situació jurídica del deutor; quart, esbrinar la seva situació financera, solvència, liquiditat, moralitat, i arrelament; cinquè, prendre mesures de credit management per reduir el risc amb el deutor, i sisè, obtenir documents per reforçar la posició jurídica del creditor i les seves garanties de cobrament. Conseqüentment, el primer abans de gestionar l’impagat és esbrinar el seu origen. El primer pas que s’ha de donar és esbrinar el motiu real de l’impagat. Aquest punt no sempre és fàcil de descobrir ja que les informacions acostumen a venir deformades o intoxicades pel propi deutor o inclús pel venedor que ha realitzat l’operació comercial. En la majoria de les ocasions, els deutors no diuen la veritat i pretenen que el retard en el pagament es deu a motius fortuïts i aliens a la seva voluntat; per exemple, una errada del banc. I generalment, els deutors asseguren que en molt poc temps podran fer el pagament pendent ja que estan a punt de solucionar el problema que els ha deixat transitòriament sense liquiditat. Altres deutors pretenen que existeix un litigi comercial perquè el producte subministrat no reunia les condicions pactades o els preus no són els acordats en l’operació de compravenda, i per aquest motiu han bloquejat el pagament de les factures.
Conseqüentment, el proveïdor haurà d’esbrinar en primer lloc si l’impagat està motivat per:
- Un problema de qualitat en el producte o servei al client o per culpa d’un error del propi proveïdor en la factura, que ha ocasionat una disputa comercial legítima i conseqüentment el bloqueig del pagament de la factura.
- Un problema ocasionat per algun intermediari que ha intervingut en la relació comercial amb el client i que ha comés una errada de servei que provoca la retenció del pagament per part del client.
- El desconeixement per part del client que existeix una factura per pagar.
- La falta de liquiditat del client que l’impedeix fer el pagament o la intencionalitat del morós de retardar durant un cert temps el compliment de la seva obligació.
- La mala fe del morós que no vol pagar i intenta evadir les seves obligacions.
Un cop descartades les causes internes, o sigui, que l’impagament hagi estat culpa del propi proveïdor, el creditor haurà d’exercir de detectiu mercantil i esbrinar les causes reals de la morositat del client. Com a pista podem afirmar que acostumen a pertànyer a una d’aquestes categories: la primera, la de deutors que tenen liquiditat però de moment no tenen intenció de pagar, ja que té altres prioritats o pretén finançar-se a costa del proveïdor (morositat internacional); la segona, de deutors que no tenen actualment liquiditat i tampoc intenció de fer el pagament ja que es tracta de clients insolvents en origen que s’han infiltrat en l’empresa; la tercera, de deutors que no tenen actualment liquiditat per abonar la factura però tenen voluntat de fer el pagament quan tinguin diners disponibles per poder fer-ho; la quarta, de deutors que van comprar amb la intenció de no abonar la factura o només pagar-la si es veuen obligats per la justícia, i cinquena, la de deutors que tenen una mala organització interna però tresoreria suficient per fer el pagament.
El següent pas ha de ser documentar sempre l’existència del dèbit per poder posteriorment iniciar la reclamació de l’impagat. Encara que el creditor tingui tot el dret del món a cobrar, això en la pràctica no és suficient ja que haurà de demostrar l’existència d’aquest dret de crèdit. Aquest és un dels punts clau per poder tenir èxit en la recuperació del deute, atès que una de les estratègies habituals dels morosos professionals és negar l’existència del deute o manifestar el seu desacord amb l’import reclamat. Els morosos més experimentats buscaran pretextes de major complexitat com poden ser que la mercaderia subministrada pel proveïdor no s’ajusta a la que va sol·licitar en el seu dia o que existien defectes de quantitat o qualitat que han invalidat la transacció comercial. Per evitar aquest tipus d’estratègies per fugir d’estudi de pagar el proveïdor haurà de tenir en el seu poder la suficient documentació per poder demostrar l’existència del dèbit i del seu origen, atès que tant si va a negociar per la via amistosa amb el morós, com si decideix emprendre accions judicials, les seves millors armes són els documents que acrediten l’existència del deute i la seva quantia.
En el moment de trobar-nos amb un impagament a sobre de la taula, ens podem donar comte que no tenim les dades mercantils completes del client. Per tant, és necessari sol·licitar un informe jurídic complet del deutor, que inclogui totes les seves dades i noms dels actuals propietaris, socis i administradors. Si la societat deutora pertany a algun grup empresarial, com estan les altres companyies del holding, i quins són els altres socis. Sempre que sigui possible, és bo aconseguir còpia de la situació de la companyia en el Registre Mercantil i demanar una còpia de tot el que en els últims mesos s’ha publicat sobre la companyia deutora en el Butlletí Oficial del Registre Mercantil (BORME). A més, és important comprovar l’adreça social actual de la societat per si en el futur cal presentar una demanda en el jutjat competent.
Un punt important és sol·licitar a l’agència d’informació, un nou informe complet del deutor per veure la seva situació financera actual i la viabilitat que pugui mantenir-se al sector. No obstant això, en la pràctica, per confirmar el tipus d’insolvència del client, el millor és obtenir un informe investigat d’un detectiu privat, que ofereixi una informació fiable, completa i contrastada. Aquest tipus d’informes està destinat a facilitar la presa de decisions en els casos en que s’ha produït un crèdit morós i s’està estudiant la possibilitat d’acudir a la seva reclamació per ela via judicial; gràcies a l’informe investigat prejudicial, el creditor tindrà un millor coneixement dels actius del deutor i dels bens embargables, i determinarà si és viable interposar una demanda judicial per recuperar el deute. L’informe prejudicial també és útil quan el creditor vol arribar a un acord amistós amb un morós i necessita conèixer de per endavant la seva situació financera amb la finalitat de negociar el reemborsament del deute des d’una posició negociadora més sòlida. Gràcies a l’informe prejudicial que recull la solvència patrimonial i l’endeutament d’un client morós, el creditor podrà exercir un major control sobre el procés negociador, atès que el deutor no podrà pretendre que es troba en una situació d’insolvència si el creditor disposa d’informes que relacionen tots els béns del morós, així com del seus deutes.
Tot i que no sempre és possible continuar amb el subministrament de mercaderies al deutor, en moltes ocasions el bloqueig dels enviaments és una bona arma per estimular al deutor a pagar. Quan existeixi dependència pel producte subministrat o el client tingui dificultats per trobar un altre proveïdor, o si el termini de lliurament d’altres subministradors és massa llar, el creditor pot utilitzar les comandes retinguts com a moneda de canvi. Un principi bàsic és no augmentar el risc, per la qual cosa els següents enviaments hauran de ser pagats al comptat, i a més el deutor ha d’anar complint els terminis pactats. Una altra possibilitat és anar cobrant el deute simultàniament al cobrament de noves comandes fins deixar liquidat el deute, i lògicament l’abonament haurà de fer-se en el moment del lliurament de la mercaderia, per exemple, el client haurà d’abonar 750 euros en rebre una comanda de 500 euros. Les decisions al respecte per continuar subministrant a un client per impagats son sempre delicades i no existeixen fórmules màgiques. En bastants ocasions, si el proveïdor dona suport financerament al client, aconsegueix cobrar el deute. La clau en aquestes situacions és evitar el risc viu amb el deutor vagi augmentant amb nous enviaments de mercaderies. El perill en aquests casos és que si el deutor es declara insolvent, la quantitat finalment deguda sigui superior a l’import original. Un altre aspecte que el proveïdor ha de tenir en compte és que si talla el subministrament de cop, el client es pot trobar sense possibilitats de continuar amb el seu negoci, per manca de matèria prima per fabricar els seus productes o carència de mercaderies per vendre, circumstàncies que poden provocar el tancament prematur de l’empresa deutora.
Conseqüentment, una vegada que s’ha confirmat el perill d’insolvència del client, en funció al risc de l’impagament o inclús de fallida que s’hagi detectat en l’operació, el departament de gestió de riscos ha d’adoptar les mesures de control de riscos, comercials i jurídiques més apropiades, i que poden ser, entre d’altres:
- Visitar al deutor i buscar un acord extrajudicial
- Reduir significativament el límit de crèdit del deutor
- Cancellar la línia de crèdit
- Bloquejar les comandes en curs
- Continuar venent-li únicament al comptat rabiós
- Proposar pagaments setmanals fins a cancellar el deute
- Sollicitar al client algun tipus de garantia com pot ser un aval bancari
- Iniciar un procediment de reclamació resolutiu a través de l’equip de recobraments
- Introduir les dades del deutor en el registre de morosos sectorial o intersectorial
- Externalitzar la gestió de cobraments del deute, lliurant l’expedient a la gestora de cobraments o al bufet d’advocats
Com a mesura precautòria imprescindible davant qualsevol impagament o pròrroga, cal aconseguir del morós un reconeixement del deute. El reconeixement del deute és un document que no apareix regulat ni en l’ordre civil ni en el mercantil, però està reconegut per la jurisprudència com un negoci jurídic unilateral pel qual el seu autor reconeix l’existència d’un deute preexistent, manifesta la seva voluntat d’assumir l’obligació, i fixa un termini i forma de pagament del dèbit. En la renegociació i ajornament d’un deute entre proveïdor i deutor, el creditor ha d’implementar instruments per protegir eficaçment el seu dret al cobrament de la quantitat impagada i reforçar la juridicitat del seu crèdit. L’ideal és aconseguir un reconeixement de deute i uns documents canviaris per materialitzar l’acord de pagament assolit; és important aconseguir un aval en els títols canviaris per reforçar les garanties de cobrament. La conveniència dels documents canviaris deriva de la seva força jurídica, ja que l’impagament dels títols possibilita la interposició d’accions canviàries davant els tribunals.